ProfilHotels Halmstad Plaza / Bengt

Avbokningsregler grupper och möten

Definition Gruppbokning
Med gruppbokning avses en beställning av minst 10 hotellrum (med eller utan måltider) som sker vid samma tidpunkt av samma beställare.

Definition Mötesbokning
Med mötesbokning avses en beställning av möteslokaler (med eller utan måltider) som sker vid samma tidpunkt av samma beställare.

Beställare
Med beställare avses den person - juridisk eller fysisk - som är betalningsskyldig för gruppen. Beställaren är också samma person som signerar detta kontrakt.

Hotellet
Med hotellet avses ProfilHotels Halmstad Plaza som levererar arrangemanget.

Beställningsvärde
Ett beställningsvärde är avtalat pris exkl moms för hela beställningen eller summan av beställt antal deltagare multiplicerat med avtalat pris per deltagare per dag, och priset för särskilt beställda tjänster.

Beställning
Beställning kan ske muntligt eller skriftligt. Hotellet ska bekräfta mottagandet av en beställning skriftligt för att denna ska kunna åberopas av beställaren. För beställningsvärden över 30 000:- exkl moms måste hotellets General Manager bekräfta bokningen.

Särskilda önskemål vid beställning
Har beställaren särskilt önskemål gällande tex. specialkost, husdjur m.m. ska detta framföras redan vid beställningstillfället. Detsamma gäller om beställaren kräver särskilda säkerhetsarrangemang. Ev avgifter kan tillkomma för dylika tjänster.

Avbeställning upp till 50 rum / upp till 50 personer
Hotellet ska skriftligen bekräfta mottagandet av en skriftlig avbeställning, för att denne ska kunna åberopas av beställaren eller hotellet. Följande avbeställningsregler gäller:
•Upp till och inkluderat 30 dagar före första ankomstdatum, kan 100 % av rumsnätternaavbokas utan kostnad
•Efter 29 dagar och upp till 15 dagar före första ankomstdatum, kan 25 % av det senastuppdaterade antal rumsnätter, avbokas utan kostnad. Avbokning utöver detta debiteras fulltpris enligt avtalet.
•Efter 14 och upp till 8 dagar före första ankomstdatum, kan 10% av det senast uppdaterade antal rumsnätter avbokas utan kostnad. Avbokning utöver detta debiteras fullt pris enligtavtalet
•Efter 7 dagar före första ankomstdatum blir 100 % av det senast uppdaterade antalrumsnätter debiterat fullt pris enligt avtalet.

Avbeställning vid mer än 50 rum / mer än 50 personer
Hotellet ska skriftligen bekräfta mottagandet av en skriftlig avbeställning, för att denne ska kunna åberopas av beställaren eller hotellet. Följande avbeställningsregler gäller:
•Upp till och inkluderat 60 dagar före första ankomstdatum, kan 100 % av rumsnätternaavbokas utan kostnad
•Efter 59 dagar och upp till 30 dagar före första ankomstdatum, kan 25 % av det senast uppdaterade antal rumsnätter, avbokas utan kostnad. Avbokning utöver detta debiteras fulltpris enligt avtalet.
•Efter 29 och upp till 15 dagar före första ankomstdatum, kan 10% av det senast uppdateradeantal rumsnätter avbokas utan kostnad. Avbokning utöver detta debiteras fullt pris enligtavtalet
•Efter 14 dagar före första ankomstdatum blir 100 % av det senast uppdaterade antalrumsnätter debiterat.

No shows (Ej utnyttjat hotellrum):
Vid eventuella no-shows, att någon gäst ej anländer enligt avtal, debiteras hela vistelsen. Tidig avresa, att någon avreser tidigare än avtalat debiteras för ordinarie bokad vistelse.

Force Majeure
Strejk, lockout, eldsvåda, krig eller liknande krigstillstånd och väsentliga inskränkningar i leveranser eller andra omständigheter utanför hotellets kontroll, berättigar hotellet att häva avtalet utan skyldighet att utge skadestånd.

Namnlista
Namnlista ska översändas till hotellet i god tid dock senast 14 dagar innan före ankomst. Om gruppen är större än 50 personer måste namnlistan översändas senast 28 dagar innan ankomst.

Betalning
Beställaren är ansvarig för samtliga enligt beställningen uppkomna kostnader. Om deltagarna ska betala något var för sig måste detta godkännas av hotellet. Uteblir deltagare från beställd måltid eller bokat rum medför detta inte rätt till ändrade priser.
Betalning ska ske enligt överenskommelse. Hotellet fakturerar endast svenska aktiebolag efter sedvanlig kreditprövning samt statliga och kommunala enheter.
Arrangemang över 50 000 SEK ska betalas i förskott med minst 75%, om inte annat har blivit överenskommet.
Om betalning ej inkommit på angivet betalningsdatum på proforman, förbehåller vi oss rätten att avboka arrangemanget.